1. Analizar tus coberturas de seguros

• Validar con el bróker y la CIA de seguros, si las pólizas de tu compañía cubren esta contingencia.
• Debe de llevar un registro adecuado y ordenado de los costos, sobrecostos, para la posterior reclamación. Considera toda la información necesaria, cuentas contables.
• Cuantifica las pérdidas que se vienen presentando incluyendo costos de oportunidad y lucro cesante.

2. Actualiza tus planes de continuidad del negocio, manejo de crisis o planes de emergencia

Es posible que muchas actividades se hayan definido durante esta contingencia. Documenta lo que fuera necesario. Desarrolla algunos planes de inmediato como “Protocolos en caso que un colaborador haya sido infectado”. Además deberás actualizar tu metodologías, los análisis de impacto al negocio (BIA), análisis de riesgos de continuidad NO SERAN los mismos.

3. Aplicar la guía del Gobierno para el Teletrabajo

Varias empresas vienen realizando teletrabajo, es importante considerar la guía para la aplicación del trabajo remoto emitido por el Ministerio de trabajo, donde se establecen lineamientos que el empleador y colaborador tienen que seguir sin exponerse a sanciones.

• Periodo en el cual se aplica el trabajo remoto y horarios para el mismo.
• Trabajadores con riesgo deberán efectuar trabajo remoto obligatorio, si este no fuera posible se deberá considerar licencia con goce de haber sujeta a compensación.
• Los medios para efectuar el trabajo remoto (internet, equipos) pueden ser pactados entre colaborador y empleador y podría estar sujeto a una compensación extraordinaria.
• El incumplimiento de estos puntos se encuentra sujeto a una fiscalización del regulador.

4. Atención de Reclamos o contingencias legales

Es posible que durante este proceso se generen una serie de incumplimiento involuntarios. Estos deben ser identificados por las áreas, debiendo tener una estrategia para mitigar el impacto ante los reguladores. Es posible que se requieran conciliaciones con clientes, proveedores u otros interesados.

5. Refuerce la comunicación con los clientes

La comunicación al cliente durante la contingencia sin duda se ve afectada, deberás reforzar la misma siempre con la premisa de SER HONESTO.

6. Medidas de seguridad que debes considerar en contingencia

• Proteja las copias de seguridad en ambientes distintos a tu red actual.
• Monitorear las actividades de internet y tomar acción.
• Instruir a los colaboradores para que no realicen transacciones críticas en dispositivos personales.
• Debes de tener tu plan de contingencia en caso de ciberataques o otros escenarios similares, sobre todo canales de comunicación.
• Refuerce la comunicación relacionada a las medidas de seguridad que los colaboradores deben de tener

7. Considera un monitoreo a colaboradores críticos, que puedan utilizar de manera indebida su autonomía.

8. Revisar contratos

Debes revisar la presentación de servicios en situaciones de contingencia en especial aquellos proveedores críticos. Posiblemente se requiera renegociar contratos.

9. Revise su capacidad tecnológica, esta pueda haber sido insuficiente

Deberá revisar aspectos como:

• Conectividad y accesos a los sistemas de la empresa.
• Respaldo de la Información de la empresa antes y después de la crisis.
• Monitoreo de los procesos de conciliación de cierre de mes.

10. Planificar el retorno a la normalidad

Sin duda las actividades de las personas y las organizaciones no serán las mismas, este proceso será progresivo y la empresa deberá implementar medidas como:

• Considerar las ubicaciones físicas, ya que los colaboradores deberán contar con el distanciamiento necesario.
• Se deberá implementar medidas de limpieza y desinfección de forma más recurrente.
• Posiblemente requiera establecer horarios de trabajo o si es posible emplear el trabajo remoto de forma permanente.
• Establecer políticas para la capacidad máxima de reuniones.
• Política para la movilización de colaboradores, en caso su trabajo sea en campo.
• Deberá mantener un protocolo en caso un colaborador se infecte.